Тайм менеджмент, Часть 2

Препятствия в эффективном управлении временем

 

Препятствия в эффективном управлении временем можно подразделить на: 

• внутренние проблемы в управлении временем (технические ошибки, психологические препятствия);
• внешние проблемы в управлении временем.

Препятствие	Описание
Внутренние проблемыв управлениивременем	1. Технические ошибки. Это легко исправимые методические ошибкив подходах к планированию времени. 2. Психологические препятствия.Это скрытые внутренние причины, которые мешают вам добиваться своих целей. Эти психологические препятствия зачастую не обнаруживают себядо тех пор, пока вы не преодолели технические ошибки и не справилисьс внешними факторами.
Внешние проблемыв управлениивременем	К их числу относятся факторы окружающей вас среды, находящиесяза пределами вашего контроля и разрешение которых выходитза пределы ваших возможностей. Такие ситуации накладывают некоторые ограничения на ваши возможности планированияи самоорганизации.

Поглотители времени

Недавние исследования показали, что современного менеджера прерывают каждые 8 минут. Поэтому мелкие отвлечения обкрадывают вас почти на 2 часа в день. Отвлекать от работы могутпо-всякому: то в самую неподходящую минуту вас попросят снять трубку и ответить на звонок, то позовут на незапланированноесобрание, то без стука войдут в кабинет с какими-то горящими документами. 

Досье поглотителей времени

Привычка откладывать дела 

Чем больше задач мы откладываем, тем больше пропасть дел, которые надо было сделать еще вчера. Поэтому каждый новый день превращается в разгребание вчерашних завалов,и все необходимо сделать немедленно. Жизнь в таком режиме – это стресс и кризис. 

Любимая и нелюбимая работа 

Любимая работа – это та деятельность, которая вам по душе и которой вы предпочли бызаниматься большую часть рабочего дня. Постоянное занятие нелюбимыми делами ведетк накоплению внутреннего протеста и раздражения, психологическому дискомфорту и работев условиях непрерывного стресса. 

Поиск избыточной информации 

Этот враг подстерегает нас, когда мы одержимы поиском идеального решения. Мы пытаемсянарисовать для себя полную картину ситуации, прочитать все, что было написано по этому вопросу, начиная с Аристотеля, и, конечно, не забыть о последних
статьях в Интернете. Коварство этого пожирателя в том, что внутренне, психологическимы полностью уверены в целесообразности наших затрат. 

Бич мягких и отзывчивых людей – неумение сказать «нет» 

Неумение отказывать может привести к тому, что вы постоянно будете заняты не своейработой, работой, которая вам не нравится и от которой отказались другие люди. Умение отказывать не относится к методикам управления временем, умение сказать «нет» – это скорее признак личностной зрелости и силы. 

Интересно

Главные поглотители рабочего времени (опрос пользователей сети)

Более 80% сотрудников во время работы отвлекаются на новости, приватную почту, социальные сети. Выявлена «четверка лидеров» популярных отвлекающих интернет-ресурсов,которая отнимает больше всего времени у респондентов. Главными «пожирателями времени» были названы: 

• чтение новостей;
• прочтение частной почты;
• социальные сети;
• общение в чатах.

Более 20% опрошенных оказались чрезвычайно добросовестными работниками — они пользуются указанными ресурсами не чаще
одного раза в день, а не пользуются ими вообще 10%. Те же респонденты, которые пользуются «нерабочими» ресурсами
ежедневно, тратят на это не так уж много времени — не более часа. 

По мнению большинства опрошенных, отключение от «нерабочих» ресурсов никак не повлияетна их производительность труда. Лишь 12% считают, что производительность увеличится, примерно такое же количество респондентов считает, что производительность уменьшится. Основным мотивом использования неслужебных ресурсов в рабочее время более чем две трети респондентов называют отдых и переключение внимания. Интересно, что более 70% респондентов считают главными факторами снижения производительности труда неожиданные поручения, совещания, ответы на письма, общение с коллегами. 

Практикум

Борьба с поглотителями времени

Отметьте в таблице поглотители времени, которые мешают вашей работе. Записывайте, каквы будете бороться с ними в дальнейшем.
Таким образом, вам станет яснее, кто или что больше всего мешает вашей работе. 

Упражнение «Борьба с поглотителями времени»

«Поглотитель»	Что я буду делать для борьбы с ним
1. Постоянные просьбы помочь со стороны А	В ответ на первую просьбу скажу, что рад помочь,но мне будет удобнее договориться о таком формате: полчаса в день после утренней планерки.
2. Синдром откладывания
3. Нежелание заниматься «нелюбимой» работой
4. Чрезмерная увлеченность «любимыми» делами
5. Поиск избыточной информации
6. Непрошенные «гости» (посетители)
7. Погруженность в большоеколичество мелких вопросов
8. Попытка слишком много сделать за один раз
9. Спешка, нетерпение
10. Неэффективные совещания
11. Ваши подчиненные или коллеги по работе
12. Недостаточное делегирование обязанностей (или отсутствие делегирования)
13. Неэффективное хранение документов и другойинформации
14. Дела, которые можно решить по телефону, переносятся на личнуювстречу

Пройти тест

Следующий модуль Предыдущий модуль